Operationele Automatisering
Werk dat zichzelf doet. Met een mens bij elke belangrijke stap.
Klantonboarding, documenten verzamelen, deadlines en goedkeuringen lopen als één workflow, gekoppeld aan de software die u al gebruikt.
Voorbeeld · fictief kantoor
5/5Ruim voor de deadline
We brengen in kaart hoe werk loopt. Daarna halen we het randwerk eruit.
Klanten herinnerd, niet achtervolgd. Vriendelijke herinneringen gaan vanzelf de deur uit tot alle documenten binnen zijn.
Documenten komen compleet binnen. Eén duidelijke checklist per klant. Elke upload komt in de juiste map, met een heldere naam.
Deadlines regelen zichzelf. Elke taak krijgt een eigenaar en een datum, zodat er vóór een aangiftedeadline niets blijft liggen.
Route van dit document · Inkoopfacturen
Ontvangen
E-mail · 6 okt 14:02
Gecontroleerd
Past bij de checklist · 38 pagina’s
Benoemd
2026-K3 Inkoopfacturen De Vries.pdf
Gearchiveerd
Klanten › De Vries Installatie › 2026 › K3
Voorbeeld · fictieve klanten
Kies een klant en periode, en volg een document.
De Vries Installatie
K3 2026
Btw-aangifte uiterlijk 31 okt
Checklist btw-aangifte
4 van 5 binnen
Nog niet compleet. Sanne tekent af zodra het dossier compleet is
Een helder pad van idee tot livegang.
Van het eerste gesprek tot een werkende automatisering staat elke stap vooraf vast — geen verrassingen, geen giswerk, live binnen vier weken.
Stap 01
Ontdekken
We zoeken uit waar uw team de meeste tijd verliest.
Bedrijfsanalyse, ideaal klantprofiel en het in kaart brengen van processen of data
Stap 02
Ontwerpen
We ontwerpen precies de automatisering die uw werkwijze nodig heeft.
Processtromen, datamapping en koppelpunten vastgelegd vóór de bouw
Stap 03
Bouwen
We bouwen uw automatisering rond de software die u al gebruikt.
Ontwikkeling, API-koppelingen en testen binnen uw huidige software
Stap 04
Live
Uw automatisering gaat live, volledig getest en klaar voor gebruik.
Livegang, kwaliteitscontrole en overdracht aan uw team binnen vier weken
Stap 05
Verbeteren
We bewaken en verbeteren de automatisering als uw behoeften veranderen.
Doorlopende monitoring, optimalisatie en updates
Het administratieve werk tussen het echte werk. Dat vanzelf loopt.
Wat u krijgt
- Een uitgewerkte procesbeschrijving: hoe het nu loopt en hoe het straks loopt.
- Workflows voor onboarding, documentaanvragen en herinneringen.
- Binnenkomende documenten herkend, benoemd en in het juiste dossier gezet.
- Een assistent in uw eigen Microsoft 365 die vragen over dossiers beantwoordt.
- Een statusoverzicht per klant en per deadline, met een logboek van elke handeling.
- Onderhoud: we bewaken de workflows en passen ze aan.
Niet inbegrepen
- Vervanging van uw praktijk- of boekhoudsoftware.
- Inhoudelijk werk: de aangifte en het advies blijven bij uw team.
- Migratie van uw volledige archief.
- IT-beheer van laptops, netwerk of licenties.
Werkt onder meer met
- Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive, Outlook, Teams)
- Copilot Studio
- Google Workspace
- n8n
- of met de software die u al gebruikt.
Automatisering die u vertrouwt. Omdat u het kunt zien.
Stap voor stap vastgelegd.
Zie wat er gebeurde, wanneer, en wie het goedkeurde.
In uw eigen software.
Gebouwd rond uw huidige systemen. Geen migratie.
Eenvoudig aan te passen.
Nieuwe stap of nieuwe regel? Wij passen de workflow aan, niet uw team.
Vragen, beantwoord.
Met welke processen kunnen we het best beginnen?
Herhalend werk met duidelijke stappen: onboarding, documenten verzamelen, periode-afsluiting en deadlines bewaken.
Hebben we nieuwe software nodig?
Meestal niet. We koppelen wat u al gebruikt, zoals uw klantportaal, e-mail, bestandsopslag en praktijksoftware.
Hoe zit het met klantgegevens?
Elke stap krijgt alleen toegang tot wat die nodig heeft. Gegevens blijven in uw eigen systemen (bijvoorbeeld Microsoft 365) en elke handeling komt in een logboek dat u kunt inzien. We sluiten een verwerkersovereenkomst met u af.
Wie onderhoudt het?
Wij. We bewaken de workflows en passen ze aan als uw werkwijze verandert.
Voorbeeld: een werkdag om 07:00
- Rapportage
Weekoverzicht week 43
Microsoft 365 · naar 3 partners
Verstuurd · 07:00
- Facturatie
Factuur 2026-0142
Jansen Logistiek · € 1.264,45
Verstuurd · 07:00
- Acquisitie
Opvolging Visser Transport
HubSpot · Anne · vrijdag
Ingepland · 07:00
Vraag meer van uw administratie.
Een gratis analyse laat zien waar uw kantoor de meeste tijd verliest, en wat u als eerste automatiseert.