Laatst bijgewerkt: 25 oktober 2026. Prijzen en abonnementen van deze diensten veranderen vaak; controleer ze altijd op de site van de leverancier.
Eerst iets wat u moet weten om dit artikel te kunnen wegen: wij bouwen onze automatiseringen in n8n. We hebben dus een voorkeur. Hieronder leggen we uit waarom, en ook wanneer we een kantoor iets anders zouden aanraden.
De punten over opslag en afrekening hebben we op 25 oktober 2026 gecontroleerd op de eigen sites van de leveranciers.
Waarom een kantoor met klantgegevens andere vragen stelt
De meeste vergelijkingen van n8n, Make en Zapier zijn geschreven voor webshops en marketingteams. Die willen vooral weten hoeveel koppelingen er zijn en hoe snel je iets in elkaar klikt.
Een accountants- of advocatenkantoor heeft andere zorgen. U werkt met jaarcijfers, BSN's, processtukken en informatie onder geheimhouding. Dan zijn drie vragen belangrijker dan het aantal koppelingen: waar staan de gegevens, hoe betaalt u, en wie onderhoudt het als er iets stukgaat?
Die zorg is breed. Van de Nederlandse bedrijven die AI hebben overwogen maar niet gebruiken, noemt 49% privacy als reden (CBS, december 2025). Voor automatisering zonder AI speelt dezelfde vraag: elke stap in een workflow is een plek waar klantgegevens langskomen.
Waar de gegevens staan: de VS, de EU of uw eigen server
Volgens de eigen sites van de leveranciers zit het zo:
- Zapier slaat gegevens op servers in de Verenigde Staten op, en biedt geen opslag alleen in de EU (Zapier).
- Make laat u per organisatie kiezen voor een datacenter in de EU of de VS. Achteraf wijzigen kan niet (Make).
- n8n Cloud slaat gegevens op in de EU, op servers in Frankfurt. U kunt n8n ook zelf hosten, op een server die u kiest (n8n).
Dat zijn de uitspraken van de leveranciers zelf. Laat de opslaglocatie ook op papier zetten, in de verwerkersovereenkomst.
Gegevens in de VS zijn niet automatisch verboden. Voor doorgifte naar de VS is er het EU-US Data Privacy Framework, en Zapier is daarvoor gecertificeerd (Zapier). Een Europese rechter heeft het framework in september 2025 in stand gelaten; een hoger beroep bij het Hof van Justitie loopt nog (Skadden, juli 2026). Het kan dus nog veranderen. Maar voor een kantoor dat aan cliënten moet kunnen uitleggen waar hun gegevens staan, is "in de EU" of "op onze eigen server" een eenvoudiger antwoord.
Hoe u betaalt: taken, credits of uitvoeringen
De drie diensten rekenen op een andere manier af, en dat maakt een groot verschil zodra een workflow vaak draait.
- Zapier rekent per taak: elke geslaagde actie telt. De trigger die de workflow start, telt niet (Zapier).
- Make rekende per operation en rekent sinds 27 augustus 2025 in credits. Voor gewone stappen zonder AI is één operation één credit (Make).
- n8n rekent per uitvoering: één keer de hele workflow doorlopen telt als één, ongeacht het aantal stappen (n8n).
Een rekenvoorbeeld, onze eigen som op basis van hoe de leveranciers tellen: een workflow met een trigger en vier acties die honderd keer per dag draait, is per maand ongeveer 3.000 uitvoeringen in n8n (100 keer × 30 dagen), en ongeveer 12.000 taken in Zapier (4 acties × 100 × 30).
Denk aan een concreet voorbeeld, verzonnen maar herkenbaar. Elke inkomende mail met een bijlage wordt gecontroleerd (1), de bijlage wordt opgeslagen in het klantdossier (2), de klant wordt opgezocht in het CRM (3), het document wordt afgevinkt op de lijst met ontbrekende stukken (4), en de medewerker krijgt een melding (5). Honderd mails per dag is voor een druk kantoor in het aangifteseizoen niet vreemd. Bij Zapier tellen dan de vier stappen na de trigger mee, bij n8n de workflow als geheel.
Wat dat in euro's betekent, hangt af van de actuele prijzen. Die noemen we hier bewust niet, omdat ze te vaak veranderen.
Zelf hosten is niet gratis
De open versie van n8n kunt u zelf draaien. Gratis is het daarmee nog niet. Volgens Virtua.Cloud, dat zelf n8n-hosting verkoopt, kost een virtuele server daarvoor ongeveer 12 tot 29 euro per maand, plus een tot twee uur onderhoud per maand (Virtua.Cloud).
Dat onderhoud is het deel dat vaak wordt vergeten. Iemand moet updates installeren, back-ups controleren, de server beveiligen en opletten als er een workflow vastloopt. Als niemand op uw kantoor dat wil of kan, betaalt u iemand om het te doen, of kiest u voor de cloudversie.
En zelf hosten maakt een kantoor niet vanzelf AVG-proof. U bepaalt waar de server staat, maar u bent ook verantwoordelijk voor de beveiliging ervan.
Wie het onderhoudt als er iets stukgaat
Elke workflow loopt een keer vast. Een leverancier wijzigt zijn API, een wachtwoord verloopt, een klant stuurt een bijlage in een vreemd formaat. De vraag is wie dat merkt, en wie het oplost.
Op een kantoor met klantgegevens weegt dat zwaarder dan bij een webshop. Een mislukte stap kan betekenen dat een document niet in het dossier komt, of dat een herinnering niet uitgaat terwijl iedereen denkt van wel. Daarom bouwen we in elke workflow een melding voor als een stap mislukt, en houden we een overzicht bij van welke workflows er draaien en wat ze doen. Vraag dat ook aan elke andere bouwer: wat gebeurt er als het misgaat, en hoe hoor ik dat?
Dat geldt voor alle drie de diensten. Zapier en Make nemen u het serverbeheer uit handen, maar een workflow die vastloopt omdat een ander pakket iets heeft veranderd, moet ook daar iemand repareren.
Voorbeeld: vijf stappen, en wie het hoort als er één misgaat
Voorbeeld
E-mail controleren
Met een bijlage
Bijlage opslaan
In het klantdossier
Klant zoeken
In het CRM
Afvinken
Op de lijst met ontbrekende stukken
Medewerker seinen
De juiste collega
Als een stap misgaat
Een mens krijgt een bericht en lost het op
Mens
De papieren die belangrijker zijn dan het hulpmiddel
Geen van deze drie diensten is op zichzelf "AVG-compliant". Of u de AVG naleeft, hangt af van hoe u ze gebruikt: welke gegevens erdoorheen gaan, met wie u afspraken heeft, en wat u vastlegt.
Twee dingen zijn in elk geval nodig:
- Een verwerkersovereenkomst met elke dienst die persoonsgegevens van uw klanten verwerkt. Dat geldt voor de automatiseringsdienst, en ook voor elke dienst die in een workflow gegevens ontvangt. De AVG eist dat in artikel 28 (AVG).
- Een verwerkingsregister waarin staat welke gegevens u waarvoor verwerkt, en via welke diensten.
De NOvA geeft advocaten een bruikbare checklist voor contracten met leveranciers: kijk wie zeggenschap heeft over de data, hoe de aansprakelijkheid is geregeld en hoe u er weer uit komt, en voorkom dat u vast komt te zitten aan één leverancier (NOvA, aanbevelingen AI). Die aanbevelingen gaan over AI, maar de vragen passen net zo goed bij een automatiseringsdienst.
Vragen voor elke aanbieder
Welke dienst u ook kiest, en wie het ook voor u bouwt, deze vragen moet u beantwoord kunnen krijgen:
- Waar staan mijn gegevens, en kan ik dat zwart op wit krijgen?
- Welke subverwerkers gebruikt u?
- Hoe wordt er afgerekend, en wat kost het als mijn gebruik verdubbelt?
- Kan ik mijn workflows exporteren als ik wil overstappen?
- Wie lost het op als een workflow stopt, en hoe snel?
Krijgt u op een van deze vragen geen duidelijk antwoord, dan weet u genoeg.
De vierde vraag wordt vaak vergeten. Bij alle drie de diensten draaien uw workflows op dat platform. Wilt u naar een ander platform, dan bouwt u ze daar opnieuw. n8n slaat workflows op als bestanden die u kunt exporteren en elders weer kunt inladen, ook op een eigen server. Dat is voor ons een van de redenen om ermee te werken.
Ons advies per soort kantoor
Dit is onze inschatting. Uw situatie kan anders zijn.
- Heeft u een klein kantoor met een paar eenvoudige koppelingen en weinig gevoelige gegevens? Dan is Zapier of Make prima, als de gegevens in de EU staan en er een verwerkersovereenkomst ligt. U kunt het vaak zelf instellen.
- Heeft u veel workflows die vaak draaien? Kijk dan goed naar de manier van afrekenen. Het verschil tussen per stap en per uitvoering kan groot worden.
- Werkt u met vertrouwelijke dossiers, zoals op een advocatenkantoor? Kies dan voor opslag in de EU of op een eigen server, en zorg dat iemand verantwoordelijk is voor het onderhoud.
Waarom wij n8n gebruiken, en wanneer we iets anders zouden kiezen
Wij bouwen op n8n om drie redenen. U kunt kiezen waar het draait, ook op een server in Nederland of de EU. Het rekent per uitvoering, wat bij drukke workflows overzichtelijker is. En de workflows zijn van u: als u ooit met iemand anders verder wilt, kan die ze overnemen.
We zouden iets anders aanraden als u het zelf wilt beheren zonder technische kennis. Make en Zapier zijn voor een beginner toegankelijker. Of als u één simpele koppeling nodig heeft die Zapier kant-en-klaar aanbiedt; dan is een eigen n8n-installatie te veel gedoe.
Het hulpmiddel is ook maar de helft. Wie "n8n" intypt op een freelanceplatform, vindt talloze aanbieders (Fiverr). Bouwen kan iedereen. Wat telt voor een kantoor met klantgegevens: wie is aanspreekbaar als het misgaat, wie spreekt uw taal, en wie weet wat een verwerkersovereenkomst is. Daar willen wij op beoordeeld worden.
Meer over waarom we koppelen in plaats van vervangen leest u in waarom we bouwen op de software die u al gebruikt.
Benieuwd waar dit bij u zit? In een gratis analyse kijken we samen naar uw eigen week: welke software u al heeft, welke klussen steeds terugkomen en wat het oplevert om ze te automatiseren. Lees wat die analyse inhoudt, of plan direct een gesprek.
